Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Appola Oy:n TuntiPakki - tuntikirjanpitopalvelun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.01.2023. Viimeisin muutos 24.01.2023.

Tämän tietosuojaselosteen avulla kerrotaan TuntiPakki -tuntikirjanpitopalvelun (jäljempänä TuntiPakki -palvelun) henkilötietojen käsittelystä, kuten keräämisestä, käyttämisestä ja säilyttämisestä sekä rekisteröityjen oikeuksista. Rekisteröidyillä tarkoitetaan TuntiPakki-palveluun rekisteröityneitä käyttäjiä, jotka käyttävät alla kerrottujen rekisterinpitäjien palveluja TuntiPakki-palvelun kautta.

1. Rekisterinpitäjä

• Appola Oy, Y-tunnus 3182150-6
• Puhelin: 044-4915388
• verkkopalvelu: www.appola.fi

2. Rekisterin nimi

TuntiPakki asiakasrekisteri – Appola Oy

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• Käyttäjätunnistautumiseen tarvittavia tietoja käytetään varmistamaan palveluun rekisteröityneen ja sitä käyttävän käyttäjän henkilöllisyys.
• Tuotteiden ja palvelujen toimitukseen ja tuottamiseen laadukkaasti sopimuksen nojalla.
• Sopimussuhteen mukaisten vastuiden hoitoon täsmällisesti.
• Appola Oy:n tai TuntiPakki-palvelua hyödyntävän rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Joissain tilanteissa rekisterinpitäjällä voi olla oikeutettu etu tehdä suoramarkkinointia esimerkiksi olemassa oleville asiakkailleen.
• Rekisteröidyn suostumus, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin, evästeisiin tai muuhun Appola Oy:n tai TuntiPakki-palvelua hyödyntävän rekisterinpitäjän erikseen pyytämään tarkoitukseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, palveluiden tuottaminen asiakkaille sekä markkinointi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Käyttäjätunnistautumiseen tarvittavia tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on rekisteröitynyt TuntiPakki -palveluun.

Palvelujen tuottamisessa käytettäviä tietoja säilytetään TuntiPakki-palvelussa vain palvelun käyttämisen ajan, ellei palvelun käytettävyys tai lainsäädäntö edellytä tietojen säilyttämistä pitempään. Tällaisia pitempään säilytettäviä tietoja ovat esimerkiksi käyttäjän tekemät kirjaukset.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimista, joiden työnkuvaan se kuuluu.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).